Jak urządzić salę konferencyjną?
Sala konferencyjna to jedno z najważniejszych miejsc w firmie. Pełni wiele funkcji. Jest pomieszczeniem reprezentacyjnym dla Twojej firmy. To właśnie tam zbierasz zespół i myślisz nad nowymi projektami. Odbywają się tam rozmowy z zarządem firmy lub z nowymi, poważnymi klientami i partnerami. Twoi pracownicy najczęściej tam odbywają szkolenia.
To przynajmniej jedno pomieszczenie w firmie jest niemal jej sercem, tak jak kuchnia jest sercem domu. Dlatego wnętrze sali konferencyjnej jest takie ważne. Jak urządzić salę konferencyjną, by pełniła wszystkie swoje funkcje? Co jest właściwe, a co niewłaściwe? Na co zwracasz szczególną uwagę?
Po pierwsze – umiar. Sala konferencyjna nie może być miejscem, gdzie dużo się dzieje pod względem wystroju. Zbytnio jaskrawe kolory w dużym natężeniu mogą bardzo rozpraszać. To samo jeśli będzie zbyt dużo dodatków – kwiatów, luster, obrazów. Ogólną zasadą jest więc umiar i tego mamy się trzymać.
Jakie więc kolory będą odpowiednie? Stonowane. Beż, może być biel z dodatkiem np. ciepłej zieleni. Może być także połączenie bieli i drewna na ścianach. Ważne by unikać zimnych kolorów – oprócz bieli, która jest bardziej neutralna. Udowodniono, że np. zimny błękit sprawa, że ludzie czują się nieswojo, przez co nie mogą się skupić.
Co do wszelkich dodatków. Tu też trzeba znaleźć złoty środek. Odrobina zieleni w postaci kilku paproci na parapetach może pomóc pracownikom w skupieniu myśli. Naturalna zieleń bowiem sprawia, że nasze oczy odpoczywają. W miejscach, gdzie długo patrzymy na ekran to bardzo ważne.
Lepiej jednak unikać luster. Pracownicy mogliby rozpraszać się, patrząc w swoje odbicia.
Bezsprzecznym, jednym z najważniejszych elementów sali konferencyjnej jest oświetlenie. Zbyt słabe może utrudnić pracę, tak samo jak zbyt mocne. Także temperatura światła jest ważna. Najlepiej wybrać oświetlenie o naturalnym odcieniu. Próba kombinowania z ciepłym lub zimnym światłem może skończyć się źle.
Jeżeli jesteśmy już przy oświetleniu warto wspomnieć o roletach. W słoneczne dni niezasłonięte niczym okna mogą być problem. Światło może utrudnić w korzystaniu z projekcji multimedialnych, razić w oczy uczestników spotkania lub odbijać się od ekranów uniemożliwiając komfortowe korzystanie z urządzeń.
Dobre rolety, które ograniczą światło w pomieszczeniu są praktycznie niezbędne. Jednak warto też zwrócić uwagę na ich kolor. Jeśli mamy zielone ściany w sali i dobierzemy zielone rolety to kiedy je zasłonimy otrzymamy jungle. Po wyjściu z takiego pomieszczenia zabolą też oczy po natychmiastowej zmianie oświetlenia. Lepiej więc wybrać po prostu ciemnoszare rolety do pomieszczeń z kolorowymi ścianami lub w pastelowych odcieniach do białych.
Najważniejszym elementem sali konferencyjnej są jednak meble. Zależnie od tego jak będziemy częściej wykorzystywać salę możemy urządzić ją w dwa sposoby.
Wstawić same krzesła zwrócone w jedną stroję najczęściej podium lub ekranu. Taka sala sprawdzi się, jeśli uczestnicy spotkania mają więcej słuchać i odpowiadać niż notować, czy posługiwać się laptopami.
Drugi sposób oparty jest na stole i krzesłach wokół niego. Takie umeblowanie będzie bardziej sprzyjać współdziałaniu pracowników podczas spotkań. Mają wtedy zapewnioną podstawę na której mogą rozłożyć notatki, mapy, projekty, laptopy.
Dobierając meble do któregokolwiek z tych sposobów należy trzymać się kilku zasad.
Po 1 – muszą być solidne, dobrze wykonane i eleganckie. Pamiętaj, sala konferencyjna reprezentuje twoją firmę. Po 2 – wygodne. Uczestnicy spotkań będą spędzać dużo czasu w tym pomieszczeniu, czasem nawet cały dzień na tych samych miejscach. Jeśli krzesła będą niewygodne i pojawi się ból pleców to mało kto będzie umiał się skupić.
Po 3 – umiar. Dalej musisz zachować umiar. Jeśli wybierzesz meble, które przytłoczą wszystkich w pomieszczeniu lub będą zbyt ozdobne sala konferencyjna nie będzie mogła spełniać swojej roli jak należy.
Urządzając salę konferencyjną należy pamiętać także o gniazdkach elektrycznych. Nawet najlepszy sprzęt może nie wytrzymać całego dnia intensywnego użytkowania. Kluczowe staje się wtedy rozmieszczenie i dostępność gniazdek, by móc kontynuować pracę. Musisz to uwzględnić.