9. Najczęstsze błędy popełniane podczas audytu RODO
Audyt RODO to obowiązkowy proces, który ma na celu zapewnienie zgodności z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Wraz z wejściem w życie RODO, audyty stały się nieodłącznym elementem działalności organizacji. Niestety, wiele firm popełnia szereg błędów podczas przeprowadzania tych niezwykle istotnych procesów. W niniejszym artykule przedstawimy 9 najczęstszych błędów, jakie można popełnić podczas audytów RODO, aby pomóc w uniknięciu ich w przyszłości. Zapraszamy do lektury i pogłębiania wiedzy na temat audytów RODO.
Nieodpowiednie przygotowanie
Jeden z najczęstszych błędów, które popełniane są podczas audytu RODO, to brak odpowiedniego przygotowania przed przystąpieniem do tej czynności. Wielu audytorów przecenia swoje umiejętności i nie szuka dodatkowej wiedzy w zakresie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. To prowadzi do niekompletnych i niezgodnych z wymogami audytów, a w konsekwencji do niewłaściwej oceny ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych.
Niezgodność z wymogami RODO
Audyt RODO, który nie jest zgodny z wymogami ustalonymi w Rozporządzeniu o Ochronie Danych Osobowych, nie jest wiarygodny i nie spełnia swojej roli. Nieprzestrzeganie przepisów RODO może skutkować poważnymi konsekwencjami, zarówno w postaci sankcji finansowych, jak i utraty zaufania ze strony klientów. Dlatego też, audytorzy muszą dokładnie zapoznać się z przepisami i upewnić się, że ich audyt spełnia wszystkie wymogi prawa.
Niewłaściwy zakres audytu
Bez wątpienia audyt RODO to złożony proces, który powinien obejmować badanie wszystkich obszarów organizacji związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Niestety, wielu audytorów popełnia błąd, ograniczając swoje działania do jednego obszaru czy tylko jednej funkcji w firmie. To prowadzi do niepełnych wyników audytu i niewłaściwej oceny ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych.
Pominięcie dokumentacji
Ważnym elementem audytu RODO jest przegląd dokumentacji związanej z przetwarzaniem danych osobowych. Niestety, niektórzy audytorzy pomijają ten krok, skupiając się tylko na badaniu praktyk i procedur. Szkodzi to całej analizie, ponieważ dokumentacja może pokazać pewne luki i niezgodności, które nie byłyby dostrzeżone tylko na podstawie samej obserwacji. Dlatego audytorzy muszą pamiętać, że dokumentacja jest nieodzownym elementem audytu RODO.
Brak komunikacji z zespołem audytowanym
Kolejnym istotnym błędem podczas audytu RODO jest brak odpowiedniej komunikacji z zespołem audytowanym. Audytorzy często nie angażują pracowników w proces audytu, nie pytają o ich opinie ani nie zwracają uwagi na ich uwagi. To prowadzi do niewłaściwej oceny praktyk i procedur oraz braku zrozumienia dla specyfiki organizacji. Komunikacja z zespołem audytowanym jest niezwykle ważnym aspektem audytu RODO i powinna być traktowana jako priorytet.
Nieaktualność planu działań
Podczas audytu RODO często opracowywany jest plan działań, który ma na celu korygowanie ewentualnych nieprawidłowości. Niestety, wiele audytów kończy się na tym etapie, bez przeprowadzenia rzeczywistych działań korygujących. To prowadzi do nieaktualności planu działań i braku skutecznej ochrony danych osobowych. Audytorzy muszą pamiętać, że opracowanie planu działań to dopiero pierwszy krok, który powinien być kontynuowany i monitorowany w celu zapewnienia rzeczywistej poprawy zgodności z RODO.
Nieaktualność wiedzy audytora
Ostatnim, ale nie mniej ważnym, błędem, który często spotykany jest podczas audytu RODO, jest brak aktualnej wiedzy audytora. Przepisy RODO i związane z nimi wytyczne są systematycznie aktualizowane i zmieniają się. Dlatego audytorzy muszą stale podnosić swoje kwalifikacje, uczestniczyć w szkoleniach i być na bieżąco z najnowszymi wytycznymi. Brak aktualnej wiedzy może prowadzić do niezgodnych z prawem audytów oraz niewłaściwej oceny ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych.
Zdjęcie:Campaign Creators https://unsplash.com/photos/person-using-macbook-pro-pypeCEaJeZY